أما بالنسبة لمخططي الاجتماعات والفعاليات وجميع أصحاب المصلحة في الاجتماعات و الفعاليات الصناعة، ونحن لا تزال تشهد الآثار المدمرة لوباء COVID-19. ولكن شيئا فشيئا ، ونحن نرى النور في نهاية النفق : بعض البلدان هي بالفعل تخفيف الاغلاق ، وحتى أول الفعاليات والمؤتمرات ستكون على الهواء قريبا جدا.

ومع ذلك، هل سيكون العمل كالمعتاد بالنسبة لمنظمي الحدث؟

للأسف لا، ولكن كمخططين، نحن أكثر من قادرين على التكيف والتكيف مع الوضع، أليس كذلك؟ في هذا الوقت من عدم اليقين ، علينا أن نشجع أنفسنا لمشهد جديد في الاجتماعات و الفعاليات .

ذات الصلة: اضطراب في صناعة الفعاليت التجارية: الارتقاء إلى مستوى تحديات COVID-19

دعونا ننظر إلى مستقبل الفعاليات بعد COVID-19 والفرص المتاحة لإحياء صناعتنا:

كيف يبدو مستقبل الفعاليات؟

وبما أن التجمعات الجماهيرية هي واحدة من المركبات المثبتة لنشر أي مرض، فإن العديد من الناس سوف يشككون في حضور المؤتمرات قريبا. في حين أن الجدول الزمني لاستعادة الفيروس لا يزال غير واعد، فإن الفعاليات لا يمكن أن تبقى صناعة المجمدة. ولذلك، أصغر الفعاليات مع جمهور يمكن التحكم فيها هي في المستقبل القريب من هذه الصناعة.

ومن المحتم أن يتغير تصميم الحدث بشكل كبير بسبب متطلبات التهكم الاجتماعي. وفي هذه المرحلة، سيكون من المستحيل تقريباً عقد مناقشات مائدة مستديرة، وستكون التفاعلات الشخصية تحدياً. وهنا بعض التغييرات الملحوظة في المستقبل من الفعاليات بعد جائحة فيروس كورونا:

التباعد الاجتماعي

بالنسبة لصناعة تزدهر في التفاعلات البشرية ، فإن النأى الجسدي سيكون صداعًا لمخططي الأحداث . سيكون لديهم لحجز مكان كبير لاستضافة عدد قليل من المدعوين. كما سيتعين على تصميم الحدث اعتماد ترتيب جديد للجلوس. على سبيل المثال، قد يضطر المخططون إلى إعادة التفكير في الجلوس، مثل الابتعاد عن أسلوب المسرح والذهاب على غرار U، مما يسمح بمسافة أكبر مع تعزيز المحادثات.

إذا لم يوفر المكان مساحة كبيرة ، فسيطلب المنظمون كاميرات في غرف مختلفة حتى يتمكن المتحدث من الوصول إلى جمهور أوسع.

مكاتب التسجيل

وبصرف النظر عن الحفاظ على دعوة المسافة المطلوبة بعيدا، قد تضطر إلى إيجاد طرق مبتكرة لتسجيل الضيوف على مكتب التسجيل. إذا كان يجب تسجيل المدعوين، يمكنك استخدام الإشارات الفعلية لإظهار المسافة الصحيحة في قوائم الانتظار. يجب عليك أيضا تجنب توزيع شارات لفترة من الوقت. بدلاً من ذلك، يمكنك أن تطلب من الزوار طباعة الشارات في المنزل والمسح الذاتي عند التسجيل جناح .

بوفيه تقديم الطعام وخدمة الخدمة الذاتية

المنظمون الحدث مثل وجود بوفيه الطعام أو القهوة للضيوف في ما بين الدورات. ومع ذلك، فإن تقديم الطعام سيتغير لأن البوفيهات التي تخدم مصالحها الذاتية تعرض الضيوف للخطر. إذا كان على منظمي الحدث التخطيط لتناول الطعام الجالس مع المسافة المادية المحددة ، فإن تكلفة الطعام والمشروبات سترتفع حتى مع الميزانية الضيقة. محطات القهوة والشاي هي جزء كبير من المؤتمر، ولكن بعد COVID-19، فإنها قد تكون شيئا من الماضي. بدلا من أكواب وأكواب القهوة، وأكواب يمكن التخلص منها سيكون من الأفضل. ولكن ماذا عن كل جهود الاستدامة بعد ذلك؟

الأنشطة الاجتماعية

السحوبات الرئيسية وجها لوجه الفعاليات هي مكونات التنشئة الاجتماعية والشبكات. ومن الإنصاف القول إن محاولة القيام بأنشطة اجتماعية قريبا ستكون محفوفة بالمخاطر. وسوف يزيد من فرص المصافحة والتجمع الجماهيري، وهو ما يتعارض مع متطلبات الابتعاد. ومع ذلك، يمكن لمنظمي الحدث تنظيم وتوجيه جلسات التواصل. على سبيل المثال، تشجيع التفاعلات الجالسة سيضمن الابتعاد الجسدي الكافي أثناء إجراء محادثة.

تطبيقات الجوال ووسائل التواصل الاجتماعي

الحد الأدنى من الاتصال الفعلي يمنع المرور حول الميكروفون أثناء جلسة العمل تفاعلية. لحسن الحظ ، يمكن لصفحات وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات الجوال تعويض هذا القصور. يمكن للحضور نشر سؤال أو تعليق باستخدام علامة التصنيف للحدث. سيكون من الأفضل أيضًا السماح للضيوف بإرسال أسئلة إلى شاشة المتحدث باستخدام هواتفهم دون تعريض صحة أي شخص للخطر.

تحميل لدينا مجانا ورقة بيضاء : اضطراب في صناعة الفعاليت التجارية : ترتفع إلى تحديات COVID - 19

إرشادات للسلامة أثناء الفعاليات

حتى مع التغييرات المذكورة أعلاه ، سيكون لدى الناس شكوك حول حضور حدث مباشر ما لم تكن هناك تدابير صارمة. لوضع المدعوين في سهولة، يمكن لمخططي الفعاليات نشر إرشادات قد تشمل:

المسح الحراري

ما بعد ال COVID-19 الفعاليات سيتطلب المسح الحراري عند المداخل. لذلك، يجب على منظمي الحدث الاستعداد لذلك. وإذا لم يكن المكان مجهزا تجهيزا جيدا للمسح الحراري، فإن ذلك سيعرض أمن المؤتمر للخطر. في حين أن هناك تكهنات حول ما إذا كان المسح الحراري يساعد على الحد من انتشار، بل هو طبقة متوقعة من الحماية. كما أن تركيب كاميرات حرارية في المكان سيعطي المدعوين بعض الطمأنينة.

أجنحة التعقيم

أجنحة التعقيم أصبحت عنصرا أساسيا في معظم المواقع العامة. مستقبل الفعاليات بعد COVID-19 سيكون لها تحسين الصرف الصحي خارج قاعات المؤتمرات. غسل اليدين جناح وينبغي أن تكون متاحة مع لافتات لإرشاد المدعوين. قبل الحدث ، يجب أن يكون لدى المخططين إشعارات دفع عبر تطبيقات الجوال لتشجيع غسل اليدين في الحدث. وبصرف النظر عن توفير خدمات الصرف الصحي خلال الخاص الفعاليات ، فإنه من شأنه أن يساعد إذا كنت قد أعطى بعيدا أقنعة الحرة.

أجنحة إزالة التلوث و التعقيم 

سيكون التطهير المنتظم للمناطق والأسطح المرورية العالية أمرا حيويا. ولذلك، فإن طاقم التنظيف في الموقع يأتي في متناول اليدين. يمكنهم إزالة التلوث من الأبواب والمعدات والأسطح عالية الاتصال. كما سيدعو الوضع الطبيعى الجديد الى تطهير قاعات المؤتمرات خلال فترات الراحة .

الفرز

قد يحتاج منظمو الحدث إلى تقديم فرز أو غرفة لعزل الموظفين أو الضيوف الذين يمرضون أثناء الحدث. إذا لم يتمكن الحضور المتضرر من المغادرة على الفور، يجب على المنظمين الاتصال بالمستشفى المحلي. وعند تنظيم هذا الحدث، من الضروري أيضا وضع خطة لرعاية السكان الضعفاء. في حين يمكنك ثنيهم عن الحضور ، عندما يظهرون ، تحتاج إلى اتخاذ تدابير لضمان سلامتهم.

الشبكات الهجينة والظاهرية هو مستقبل الفعاليات بعد COVID-19

حتى عندما المادية الفعاليات تعود على قدم وساق ، ونحن نتوقع طفرة في شعبية الظاهرية والهجين الفعاليات . ومع عدم وجود لقاح والمخاوف من اندلاع ثاني، سيكون منظمو الحدث حذرين من عقد مؤتمرات كبيرة. العديد من المنظمين بالفعل الحصول على الموارد لتعزيز الحضور وجودة الظاهري الفعاليات .

ذات الصلة : دليل لمساعدتك على استضافة المؤتمرات الافتراضية

قبل جائحة فيروس كورونا، كان عقد المؤتمرات الافتراضية فكرة لاحقة بسبب الحاجة إلى التفاعل البشري. ومع ذلك، أصبحت الفعاليات الهجينة طريقة شائعة لإجراء الأحداث دون تعريض سلامة الضيوف للخطر. تمكّن الأحداث المختلطة مجموعة صغيرة من حضور مناقشة وجهاً لوجه وإشراك جمهور عريض من خلال قنوات رقمية متعددة. وإلى جانب تعزيز تجربة المؤتمرات الافتراضية، فإنها توفر التوعية العالمية. يمكن للضيوف من جميع أنحاء العالم عقد اجتماع والاستماع إلى مناقشات المائدة المستديرة من الخبراء؛ كما يمكنهم المساهمة والتفاعل مع المدعوين الآخرين.

الختام

استضافه الفعاليات سيكون تحديا بعد الوباء. بالنسبة لمعظم المنظمين ، فإن عنصر المخاطر لا يطاق وظاهري ، وستكون الحلول الهجينة جزءًا من الوضع الطبيعي الجديد. ومع ذلك، مع التدابير الصحيحة وإشراك خبراء الصحة والسلامة، والمبادئ التوجيهية في مكان، وسوف نكون قادرين على تنظيم، واستضافة أو حضور العيش الفعاليات .

——

شركة كونغرس سويسرا هي وكالة تعمل على الصعيد الدولي لتقديم حلول مخصصة. ويشمل هذا التنظيم العام للمؤتمرات والاجتماعات، بما في ذلك إدارة غرف الفنادق والاستشارات الاستراتيجية. سنويا التجمع سويسرا ينظم ما يقرب من 45 الفعاليات مع أكثر من 73'000 مندوب. ومن بين عملائنا الجمعيات الدولية والمنظمات الحكومية والشركات.